Ak by sme mali určiť jeden moment, kedy vo firmách uniká najviac času a energie, boli by to porady. 

Nie preto, že by boli zbytočné – ale preto, že sú často neštruktúrované, nekonečné a bez jasných výstupov.

V malých firmách, kde má každý človek viac rolí a úloh, sa každá hodina počíta. A ak trávite 3–4 hodiny týždenne na poradách, ktoré neprinášajú konkrétny posun, je to luxus, ktorý si nemôžete dovoliť.

1. Stanovte jasný cieľ porady

Pred tým, ako vôbec niekoho zavoláte do miestnosti (alebo na videohovor), musíte mať odpoveď na otázku: "Čo chceme na tejto porade dosiahnuť?"

• Ak je cieľ nejasný, porada sa zmení na voľnú diskusiu bez záveru.

• Ak cieľ viete napísať jednou vetou, máte dobrý základ.

2. Zúžte zoznam účastníkov

Čím viac ľudí na porade, tým pomalšie sa posúvate. Zavolajte len tých, ktorí môžu priamo prispieť k téme alebo potrebujú vedieť výsledok.

Príklad: Ak riešite zákaznícky proces, nepotrebujete tam celý tím účtovníctva – stačí zástupca, ktorý vie poskytnúť potrebné údaje.

3. Zavedenie časových rámcov

Každá téma na porade má mať presne určený čas. Ak ste si na bod 1 vyhradili 10 minút, držte sa toho.

4. Porada končí jasným výstupom

Každý účastník musí odísť s vedomím, čo sa rozhodlo a kto má akú úlohu. Bez zápisu a pridelenia úloh je porada len drahá kaviareň.

5. Techniky na skrátenie porád

• Porady postojačky – krátke, svižné a k veci.

• Limit prezentácií – namiesto 30 minút prezentácie dajte účastníkom podklady vopred a na porade riešte len otázky.

• Rotujúci facilitátor – nie vždy musí poradu viesť šéf, nech to robí ten, kto je najbližšie k téme.

Finančný dopad

Ak vo firme so 7 ľuďmi znížite počet hodín na poradách o polovicu, môžete mesačne ušetriť až 30–40 hodín pracovného času. Pri priemernej hodinovej sadzbe 15 € to je úspora 450–600 € mesačne – bez toho, aby ste znížili kvalitu práce.

Porady sú nevyhnutné – ale nemusia byť nekonečné. So správnym nastavením viete ušetriť čas, zvýšiť produktivitu a hlavne – udržať energiu tímu.

➡ Chcete vedieť, ako vo vašej firme znížiť počet porád o polovicu do 30 dní? Vyskúšajte WorkLite workshop.